10 Questions à poser à votre fournisseur de Système de Management Énergétique

Supermarchés ou grandes entreprises, à tout niveau, tout le monde recherche activement des moyens pour réduire sa consommation énergétique afin de réaliser des économies, et ainsi dégager un nouveau budget, ou tout simplement mieux contrôler ses coûts.

Une manière intelligente d’atteindre cet objectif est de suivre, analyser et contrôler son énergie grâce à un logiciel de gestion de consommation énergétique également appelé Système de Management Energétique (SMÉ).

N’oubliez pas que, selon la plupart des études, la consommation d’énergie représente un tiers des coûts de l’entreprise. C’est pourquoi beaucoup d’entreprises, et bien sûr, leurs employés, ont d’ores et déjà compris l’importance d’avoir un plan efficacité énergétique. Cependant, avant de choisir ou de changer votre logiciel de gestion énergétique ainsi que son fournisseur, vous devez réfléchir à vos besoins, votre budget et vos objectifs.

Conseils dans la recherche du bon SMÉ

Une fois vos besoins, votre budget et vos objectifs définis, il est temps d’obtenir les informations utiles et de faire des recherches efficaces. Vous trouverez ci-dessous trois étapes essentielles pour réaliser des recherches de qualité sur les différentes solutions de gestion de consommation d’énergie.

  1. Recherchez sur Google. Essayez de vous concentrer sur la lecture d’articles et sur les commentaires/feedbacks des Responsables Energie ou d’autres professionnels au lieu de ne vous fier qu’aux sites internet et aux publicités des fournisseurs. Vous pouvez faire vos recherches sur l’onglet « Actualité » pour obtenir ce type de contenu.
  2. Allez sur les sites de feedbacks comme Capterra, recherchez les différentes solutions qui vous intéressent et lisez les opinions.
  3. Utilisez les comptes DEMO ! Si vous trouvez des fournisseurs offrant des comptes de démonstration gratuits pour leur logiciel, cela est souvent gage d’un produit de qualité car transparent.

La recherche ne doit pas s’arrêter une fois que vous avez trouvé une solution qui semble conforme à vos attentes. Vous devez être sûr que le fournisseur, sa solution logicielle et son modèle d’entreprise sont compatibles avec les vôtres, et surtout avec l’idée et le message que vous souhaitez offrir à vos clients ou prospects.

C’est pourquoi à ce stade, il est temps de poser les bonnes questions au fournisseur.

10 Questions à poser à votre fournisseur de Système de Management Énergétique

Cette partie de votre processus d’achat est très importante surtout si vous n’avez jamais eu d’outil de gestion de consommation d’énergie.

A ce stade, vous ne savez peut-être pas quelles questions vous devriez poser au fournisseur de logiciel de gestion de consommation d’énergie.

Pourtant, poser les bonnes questions est primordial. Pourquoi ? Simplement parce que quand vous posez les questions clefs à un fournisseur, vous obtiendrez les informations clefs pour vous permettre de prendre la bonne décision.

Grâce à notre expérience et les retours de nos clients, partenaires et prospects, nous allons vous partager les questions incontournables pour tout lecteur du blog DEXMA.

 

  1.     Quelles sont mes options de marque blanche ?

Vous vous demandez surement pourquoi vous auriez besoin de réfléchir à votre image de marque pour votre système de gestion de consommation d’énergie. C’est simple, c’est un moyen d’offrir un service personnalisé à vos clients tout en permettant d’augmenter la sensibilisation de votre entreprise vis-à-vis du Marketing.energy-management-software-branding

La différenciation et la communication sont des sujets qui préoccupent de nombreux acteurs des services énergétiques des entreprises ou des services publics. Vous pouvez alors utiliser les outils selon votre image de marque et donner à vos clients une meilleure expérience.

Si vous n’êtes pas une entreprise de services énergétiques et que vous planifiez d’utiliser l’outil seulement en interne, avoir une plate-forme Corporate vous aidera à augmenter la qualité des expériences utilisateurs de vos utilisateurs cibles.

Un outil Corporate ressemblera à des outils déjà existants dans votre entreprise. Par conséquent, la prise en main des utilisateurs se fera plus facilement.

Demandez vos options de marque blanche à votre fournisseur.

  1.     Puis-je créer mes propres rapports ? 

Beaucoup de fournisseurs proposent la création de rapports inclus dans leur solution. La question à se poser est à quels degrés de flexibilité et de personnalisation sont ces rapports ? C’est ce que vous avez besoin de découvrir, de comprendre et d’évaluer.

Imaginez que vous êtes Responsable Energie travaillant dans une entreprise de services énergétiques pour quatre projets différents. Dans chacun d’entre eux, la personne responsable du plan efficacité énergétique a besoin de rapports pour trois profils différents : PDG, Directeur Financier et le Responsable Développement Durable.

Cette organisation vous placerait dans une situation ou votre plate-forme de gestion d’énergie devra supporter la génération de 3×4= 12 rapports différents si chaque profil a besoin d’un rapport différent. Ajoutez 4 de plus pour celui qui gère l’efficacité énergétique.

Et bien sûr, chaque entreprise est différente. Est-ce que votre nouvel outil (ou celui vers lequel vous souhaitez migrer) supportera la création d’un nombre conséquent de rapports et des rapports personnalisés ?

Dans le cas où cela est possible, pouvez-vous automatiser la création des rapports et des envois ?  Cela pourrait diminuer fortement le temps passé sur la création de ces rapports.

Par conséquent :

Précisez les différentes options des rapports (création, nombre de rapports supportés…) avec votre fournisseur.

  1.     A quel point mes données sont sécurisées ?

C’est une question MAJEURE.

La plateforme d’analyse d’énergie est installée et tourne dans vos locaux ou dans le cloud ? Dans les deux cas, vous devez être sûr de la sécurité de vos données.

Et c’est important surtout si vous fournissez des services d’énergie à d’autres. Pourquoi ? Parce que ce ne sont pas vos données, mais celles de vos clients.

Votre fournisseur doit vous donner une solution fiable et sécurisée pour vos données confidentielles et l’option d’installer la solution dans vos locaux dépend de la robustesse et du niveau de protection de vos bases de données.

Si vous optez pour un logiciel de gestion de la consommation énergétique dans le cloud, soyez sûr de poser cette question avant de prendre votre décision finale.

Les solutions dans le Cloud évoluent très vite et il est temps d’oublier toutes les peurs liées à ces solutions technologiques en ligne. Mais bien sûr, nous devons vous conseiller de ne travailler seulement avec des fournisseur de confiance, à savoir ceux qui possèdent des plans sérieux concernant les failles de sécurité ou les pannes de serveurs.

Par conséquent, soyez clair, ouvert et direct. Demandez à votre fournisseur son infrastructure de donnée et comment il la sécurise. Demandez-lui également ce qui se produirait en cas de panne de serveurs : est-ce que vous perdriez vos données ? Est-ce qu’il y aura des indisponibilités de service ?

N’oubliez pas celle-ci :

Demandez à votre fournisseur comment sont sécurisées vos données.

  1.     A quel point l’outil est rapide ?

Quand vous travaillez avec des données sur la consommation d’énergie ou lorsque vous essayez de générer des analyses de couts, vous aurez probablement à analyser des données historiques de plus d’un an.

Et certains capteurs collectent les informations toutes les 15 minutes.

Imaginez la réalisation d’une analyse régressive pour un gros projet avec 2 million de points de données ? Combien de temps sera nécessaire ?

Dans le cas d’un temps de chargement trop long dans votre outil de gestion d’énergie, vous perdrez d’autant plus de temps que nécessaire pour chaque client, bâtiment ou compte.

Souvenez-vous, le temps c’est de l’argent.

Demandez à votre fournisseur la rapidité de traitement de son produit.

  1.     Puis-je utiliser l’outil pour vérifier mes économies ?

Gardez à l’esprit que cela n’a pas d’importance si le projet d’efficacité énergétique est conséquent ou non, vous arriverez forcément à un carrefour.

Vous allez atteindre votre limite d’économie d’énergie avec le budget ou les investissements que vous avez prévus dans votre plan d’efficacité énergétique.

Il y a une très bonne image que nous adorons partager pour aider à la compréhension de la situation. Nous l’appelons « La pyramide d’efficacité énergétique »

Dans cette image, vous pouvez voir 3 paliers horizontaux. Ils correspondent plus ou moins aux degrés d’investissement de votre plan d’efficacité énergétique.

Et bien sûr, chacun d’eux vous permet d’obtenir des résultats différents concernant la rapidité de vos économies.

La pyramide vous aide à vous situer où stratégiquement vous souhaiteriez être à la première étape de votre plan d’efficacité énergétique.

Quand vous atteindrez vos limites, vous aurez besoin de trouver ce qui doit être fait après. Vous aurez également besoin de démontrer ce que vous aurez accompli.

Afin de décider si vous avez besoin d’investir plus de temps et d’argent pour le même palier de la pyramide, vous aurez besoin d’évaluer vos actions antérieures.

C’est exactement ce que les outils de mesures et de vérifications inclus dans les logiciels de gestion de la consommation énergétique font. Par conséquent, il est très important de demander à votre fournisseur les types de fonctionnlités qu’il propose.

Un outil indispensable dans ce domaine possède :

  •       Vue centralisée du projet (tableau de bord). Cela vous donne l’avantage de voir, sur un simple écran, les différentes étapes de travail du projet et la répartition de l’équipe pour chaque étape.
  •       Pourcentage de l’économie réalisée sur l’économie visée
  •       Outil configuré pour les vérifications

Enfin, gardez à l’esprit que les outils de mesures et de vérifications pour la gestion de l’énergie sont indispensables pour tout projet. D’ailleurs, c’est l’une des principales exigences lors des appels d’offres.

Ainsi, comme vous pouvez le voir, la mesure et la vérification, également connus sous l’acronyme M&V sont considérés comme clefs, stratégiques et à avoir dans son logiciel d’énergie.

N’oubliez pas de demander à votre fournisseur :

Quels outils de mesures et de vérifications sont proposés ?

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  1.     Combien d’utilisateurs et de niveaux je peux avoir avec cette plate-forme ?

Vous trouverez probablement la réponse à cette question lors de la tarification avec le fournisseur.

Généralement, les entreprises techniques ont des prix indexés sur le nombre d’utilisateurs qui utilisent l’outil et sur les fonctionnalités dont vous aurez besoin d’activer pour votre travail quotidien.

Mais la question clef ici n’est pas de savoir combien cela coûte par utilisateur et par projet. Il vous sera important de savoir si, quand vous ajoutez un nouveau compte dans le système de gestion d’énergie pour un nouveau client, il sera possible d’avoir d’autres utilisateurs avec des rôles différents ?

Si vous travaillez dans une entreprise de services énergétiques, vous aurez probablement à gérer plusieurs comptes différents avec différents utilisateurs.  

Vos clients vous demanderont surement que seuls quelques utilisateurs aient accès à la plate-forme avec toutes les fonctionnalités alors que d’autres uniquement aux tableaux de bords ou à certains outils.

Avant de décider, demandez à votre fournisseur :

Puis-je avoir des utilisateurs avec des rôles différents ? Quelle sont mes limites en termes d’utilisateurs et de rôles ?

  1.     Quelle est leur approche vis à vis du matériel ?

Lorsque vous choisissez une plateforme de gestion énergétique, les problèmes liés aux Hardware sont nombreux.

Vous pourrez décider d’acheter un logiciel de gestion énergétique (ou de migrer vers un nouveau) avec ou sans logiciels installés.

Dans les deux cas vous avez besoin de savoir si le logiciel de gestion que vous évaluez est compatible avec n’importe quel matériel sur le marché ou juste avec certains, ou seulement avec un seul.

Vous rencontrerez, principalement, deux types de plate-forme :

  1.     Plate-forme neutre au niveau matériel. Pour laquelle la plupart des matériels présents sur le marché sont déjà intégrés (ou, grâce à l’approche neutre de ce type de fournisseur, il serait très facile d’intégrer)
  2.     Plate-forme fermée au niveau matériel. Pour laquelle vous aurez à payer des consultants pour intégrer toute nouvelle source de données et cela aura un impact sur l’ensemble de la plate-forme.

Bien sûr, dans l’idéal, il est préférable de choisir un fournisseur appartenant à la première catégorie. Si le martériel que vous utilisez actuellement n’est pas compatible avec la plate-forme, cela aura pour conséquence des coûts supplémentaires d’intégration.

Si vous n’avez pas encore de Hardware d’installé, obtenez la liste de toutes vos options auprès de votre fournisseur.

Ici, vous aurez besoin à nouveau de faire quelques recherches en vous concentrant sur les matériels. N’abandonnez pas et ne vous sentez pas mal à l’aise si au début du processus vous vous sentez perdus et que vous avez du mal à vous situer dans l’univers du matériel. C’est assez normal.

Nous couvrirons la rubrique matérielle en détail dans un prochain article de notre blog ; vous pouvez d’ores et déjà vous inscrire pour recevoir les articles par mail.

Pour résumer, il ne faut pas oublier de demander au fournisseur :

Quels matériels sont supportés et compatibles avec votre produit/plateforme ?

  1.     Est-ce que la plateforme est ouverte ?

Vous vous souvenez de la première question ? C’était à propos de la marque blanche, cela n’étant qu’une partie de la personnalisation qu’un fournisseur peut offrir vis à vis de la manière de communiquer avec les clients.

Si vous voulez amener votre entreprise au niveau supérieur, vous aurez besoin de comprendre avec quel degré de facilité vous pouvez personnaliser les outils inclus dans la plate-forme.

Nous avons parlé spécifiquement de l’un d’entre eux lorsque nous avons mentionné les rapports, mais vous en aurez besoin de bien plus pour satisfaire vos clients.

Typiquement, les plateformes ouvertes et les clouds sont les plus faciles à personnaliser.

Si vous choisissez une solution fermée hébergée en interne, sans possibilité d’intégration, toutes nouvelles fonctionnalités demanderont du développement, probablement par votre fournisseur.

Cela ne veut pas dire que vous ne pourrez pas créer vos propres widgets ou applications avec ce type de plateforme. Cela veut simplement dire que les coûts seront plus élevés, et cela sera chronophage.

Ce qu’il faut dégager de cette question est que si vous finissez par travailler avec une plateforme d’efficacité énergétique flexible, vous serez capable d’ajouter de la valeur et des services plus facilement pour vos clients.

Donc, n’oubliez pas de demander à votre fournisseur :

A quel point votre plateforme est-elle ouverte ? Proposez-vous une API pour l’intégration et le développement d’applications ?

 

  1.     De quel type de support vais-je bénéficier ?

Lorsque vous avez réalisé vos recherches et essayé des comptes DEMO, quel niveau de difficulté avez-vous ressenti ? L’intégrationd de cet outil vous paraissait-elle simple ?

Il faut toujours demander à son fournisseur le type de support qu’il propose, et aussi ce que vous pouvez attendre en fonction du service ou des licences que vous allez acheter.

De plus, il y a une autre importante chose à demander au sujet du support : pouvez-vous leur donner votre feedback sur leur système de management énergétique ?

Par exemple, vous devriez être capable de proposer des nouvelles fonctionnalités et comprendre quelle sorte de feedback vous pouvez espérer lorsqu’ils vous proposeront des idées d’amélioration.

Ont-ils un canal pour ça ? Est-ce que vous aurez à payer pour des améliorations et des développements ? Essayez d’obtenir un vue globale de leur support et les limites de leur plateforme avant de l’acheter.

Cela est très proche et dépend du modèle de plateforme qu’ils proposent. Traditionnellement, les plateformes ouvertes sont facile à personnaliser et les fournisseurs avec APIs sont normalement ouverts à l’idée d’étendre leur logiciel à de nouvelles fonctionnalités.

Ainsi, la neuvième question sera :

De quel type de support pourrais-je bénéficier ? Pourrais-je vous demander de nouvelles fonctionnalités et des améliorations ? Comment ?

 

  1.  Combien investissent-ils dans la R&D ?

Le montant investi en Recherche et Développement vous donnera un bon indicateur sur le degré d’innovation et de nouveautés en termes de fonctionnalité que vous pouvez espérer de votre fournisseur.

Si l’entreprise que vous avez choisie n’investit pas d’argent, de temps ou de ressources de développement pour faire évoluer leur produit, alors vous aurez besoin de comprendre que l’outil que vous êtes sur le point d’acquérir sera celui que vous aurez restera le même pour un temps conséquent.

Ce n’est pas nécessairement mauvais. C’est assez proche de la question numéro 8 au sujet des plateformes ouvertes ou fermées. Si la plateforme est ouverte, alors vous aurez la chance de développer vous-même.

Si la plateforme est fermée et que le fournisseur n’investit pas en R&D, alors le produit sera probablement dépassé très rapidement. Ou alors vous aurez à couvrir le budget R&D du fournisseur lorsque vous aurez besoin de quelque chose de nouveau.

Les projets R&D sont essentiels dans le travail de l’énergie car les choses évoluent très rapidement.

Grâce aux énergies renouvelables, par exemple, les gestionnaires des installations ont de nouvelles façons de rendre leurs bâtiments plus efficaces, propres et conformes aux règlements du carbone.

Demandez à votre fournisseur :

Investissez-vous dans la R&D ? Quelle est la taille de votre équipe de développement pour ce produit ?

Avez-vous d’autres questions sur comment choisir la meilleure solution de gestion de consommation d’énergie ? N’hésitez pas à nous écrire et nous essayerons de traiter vos questions dans nos prochains articles.

Et si vous envisagez d’étudier notre plateforme, DEXCell Energy Manager, souvenez-vous que vous pouvez obtenir un accès à notre plateforme de DEMO, simplement en s’inscrivant à celle-ci.

Notre plateforme gratuite de DEMO met en valeur le niveau professionnel du nos outils avec un accès complet en termes de licences. Cela inclut toutes les applications que nous avons mises en ligne, les dernières fonctionnalités comme l’analyse des coûts thermiques, solaires, et bien plus encore !




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